پاورپوینت مراحل و روشهای تدوین برنامه ریزی استراتژیک

پاورپوینت مراحل و روشهای تدوین برنامه ریزی استراتژیک

پاورپوینت مراحل و روشهای تدوین برنامه ریزی استراتژیک

انواع برنامه براساس سطوح سازمانی

استراتژیک (Strategic)

تاکتیکی (Tactical)

عملیاتی (Operational)

روشهای تدوین برنامه ریزی استراتژیک

انواع برنامه ریزی

برنامه ریزی جامع

این برنامه ریزی خطوط راهنمای کلی و جهت گیری کلی سازمان را مشخص می سازد.

برنامه ریزی عملیاتی

برنامه ریزی عملیاتی به فعل درآوردن تصمیمات و چهارچوب های تعیین شده توسط برنامه ریزی جامع است.

 هر برنامه جامع جهت تحقق نیازمند برنامه عملیاتی است .ترکیب برنامه ریزی جامع و عملیاتی را برنامه ریزی تلفیقی می گویند.

برنامه ریزی استراتژیک (Strategic Planning)

تعریف: عبارت است از تهیه برنامه متناسب برای تطبیق قابلیت‏های درونی با شرایط ویژه محیطی و ارزیابی قابلیت‏های درونی یا

تعیین قدم‏های لازم جهت پیش‏بینی نقطه تعادل(Equilibrium)  سازمان با محیط و تنظیم استراتژی جدید

ویژگی‏های برنامه ریزی استراتژیک

به تاثیر عوامل خارجی توجه می‏کند

آینده‏نگر است

نوعی برنامه بلندمدّت است

مدیریت عالی مسئول آن می‏باشد

 زمینه اساسی برای تمامی برنامه‏های دیگر در سطوح سازمانی را ترسیم می‏کند

موجب هدایت تمامی سازمان می‏شود

 به‏علت تجسم بهتر و دقیق آینده، امکان رسیدن به‏اهداف بیشتر است

بدون برنامه‏ریزی عملیاتی قابل اجرا نمی‏باشد

در واقع برنامه‏ریزی استراتژیک به دو سوال پاسخ می‏دهد

مراحل فرآیند برنامه ریزی استراتژیک

تحلیل، شناخت و هدف‏گذاری(Goal Setting)

تدوین استراتژی(Strategy Formulation)

اجرای استراتژی(Strategy Implementation)

ارزشیابی و کنترل(Evaluation & Control)

چرخه فرآیند برنامه ریزی عملیاتی

پانل کارگاهی و پیاده سازی مدل فرضی
الگو ی منابع انسانی و ساختارسازمانی

تحلیل، شناخت و هدف‏گذاری

تجزیه و تحلیل وضع موجود

*شناخت مسائل استراتژیکی

*شناخت عوامل محیطی

*شناخت فرصت‏ها و تهدیدهای محیطی

*شناخت نقاط قوّت و ضعف درونی روشهای تدوین برنامه ریزی استراتژیک

*تجزیه و تحلیل فرصت‏ها و تهدیدهای محیطی و نقاط قوّت و ضعف درونی(SWOT Analysis)

*ارزیابی مجدد مأموریت و اهداف

تنظیم گزینه‏های مختلف استراتژی

ذی‏نفع‏ها (Stakeholders)

فرد، گروه یا سازمان که می‏تواند بر سازمان تاثیر گذارد و یا از آن تاثیر بپذیرد و علاوه‏ بر این‏که در فرایند مدیریت استراتژیک می‏بایستی علائق آن‏ها در نظر گرفته شود، در فرایند برنامه‏ریزی استراتژیک نیز می‏بایستی مشارکت داشته باشد

به ترتیب زیر:

*شناسائی همه ذی‏نفع‏ها

*تعیین اهمیّت هر‏یک از آن‏ها

*مشخص کردن دیدگاه‏ها، معیار رضایت و اهداف آن‏ها

تأثیر آن‏ها بر برنامه‏های اجرائی

شناسائی مشتریان و نیازهای آنها

روشهای تدوین برنامه ریزی استراتژیک

۱- چه کسانی خدمات را مصرف یا دریافت می کنند؟

۲- چه کسانی از عملکرد سازمان سود می برند ؟ ( داخلی و خارجی)

۳- مشتریان خارج سازمان چه کسانی هستند؟

۴- مشتریان داخل سازمان چه کسانی هستند؟

۵- عملکرد مناسب سازمان از نظر مشتریان چیست؟( داخلی و خارجی)

۶- آیا سازمان دیگری وجود دارد که نیاز مشتریان را رفع کند؟

چشم‏انداز (Vision)

تعریف: چشم‏انداز یعنی آن‏چه که در آرزوی دست‏یافتن به آن می‏باشیم.

× چشم‏انداز حالت آرمانی داشته و کمّی نمی‏باشد و به سوال زیر پاسخ می‏دهد:

E آن‏چه می‏خواهیم بشویم ؟

در بیان آن بایستی سه موضوع در نظر گرفته شود:

۴مقصود

۴توجیه

۴فایده

ضمناً موارد زیر در نوشتن چشم‏انداز می‏بایستی رعایت گردد

?آرزو روشن برای آینده در نظر گرفته شود

?چالش‏برانگیز و معنی‏دار باشد

?محکم ولی انعطاف‏پذیر باشد

?ساده، کوتاه و به‏یادماندنی باشد

ویژگی چشم انداز:

خلاصه روشهای تدوین برنامه ریزی استراتژیک

قابل درک، ساده و روشن

الهام بخش و چالشی، آرمانی و ترغیب کننده برای مشتریان

قابل باور

در راستای رسالت

نقطه تفاهم مشتریان

قابل انعطا ف

توصیف کننده خدمات آینده

نحوه تهیه چشم انداز:

    نگرش عمیق اعضا بیان شود:

    ۱- سازمان در آینده بدنبال چیست؟

    ۲- سازمان چه تصمیماتی در آینده دارد؟

    ۳- آینده مطلوب سازمان چیست؟

    ۴- چه تصویری نسبت به مشتریان دارید؟

    ۵- کیفیت زندگی مشتریان چگونه ارتقا می یابد؟

    ۶- بزرگترین فرصت ها چیست؟

رسالت یا مأموریّت(Mission)

تعریف

رسالت یا مأموریّت معرّف علّت وجودی سازمان می‏باشد و به دو سوال زیر پاسخ می‏دهد:

°چه می‏کنیم؟

° چه خواهیم کرد؟

بیانیه مأموریّت(Mission Statement)

۱ در واقع بیانیه مأموریّت مشروعیّت ایجاد و ادامه حیات سازمان را تبیین می‏کند

مثلأ مأموریّت سازمان‏آب وفاضلاب حفظ و ارتقا وضع سلامت جامعه می‏باشد

بیانیه مأموریّت شامل اجزا زیر می‏باشد:

*بیان زمینه فعّالیّت

*بیات اهداف اصلی

بیان ارزش‏ها(Values) ، باورها و نگرش (فلسفه سازمانی)

رسالت یا مأموریّت (ادامه)

فلسفه سازمانی (Organization Philosophy)

&منعکس کننده باورها و ارزش‏ها و نگرش‏های اصلی سازمان است که راهنمایی برای تصمیم‏گیری مدیران سازمانی می‏باشد

ارزش ها VALUES

 اصولی که از نظر فردی و اجتماعی در سازمان

 نوعی رفتار مناسب و برتر شمرده می شوندو در هر حال معیارهای ثابت سازمان برای تصمیم گیری ها هستند:

صداقت، رازداری ،رضایت گیرنده خدمت در همه جا

کاربرد ارزشهای سازمانی:

مبنا و معیار برای تصمیم گیری

بیان کننده ارزش های مورد قبول جامعه و سازمان

ایجاد انگیزه در کارکنان

وسیله تغییر فرهنگ سازمانی

تبیین ساختار ومحرک عملیاتهای تبدیل دورنما به واقعیت

نقش و اهداف بیانیه مأموریّت

ایجاد گرایش یکسان در تمام سازمان

ایجاد تفاهم در ارتباط با ایده‏های سازمان

منبع الهامی در ارتباط با فعّالیّت‏های روزمره

عامل هدایتی و گرایشی کارکنان در راستای اهداف

شناخت محیط‏های سازمانی

محیط داخلی (روشهای تدوین برنامه ریزی استراتژیک)

منابع مالی

نیروی انسانی

بازاریابی و فروش

عملیات و تولید

تحقیق و توسعه

مدیریت

استراتژی جاری

محیط کلان (PEST):

عوامل سیاسی(Political)

عوامل اقتصادی(Economic)

عوامل اجتماعی(Social)

فن‏آوری (Technological)

برای شناخت محیط‏های سازمانی ابتدا عوامل مربوطه شناسائی می‏شوند

 عوامل سیاسی

قوانین حمایت‏کننده

قوانین کار

قوانین ارتباط با سایر کشورها

قوانین خصوصی‏سازی

سپس جمع تعداد عوامل نیز مشخص می‏شود. در مثال بالا جمع عوامل سیاسی ۴ می‏باشد

مجموع عوامل محیط کلان(PEST)  و رقابتی به‏عنوان، عوامل محیطی(Environment)

مجموع عوامل محیط داخلی به‏عنوان منابع(Resources)  در نظر گرفته می‏شود

ارزیابی عوامل محیطی

مهّم‏ترین قسمت برنامه‏ریزی استراتژیک بوده و به عواملی تأکید دارد که ظهور و بروز آن‏ها در اختیار سازمان و مدیّریت نمی‏باشد

روش‏های ارزیابی عوامل محیطی:

ریزبینی یا پویش‏گری(Scanning)

ردیابی(Trail)

پیش‏بینی(Forecasting)

پایش(Monitoring)

ارزیابی عوامل درونی

روشهای تدوین برنامه ریزی استراتژیک

¶ منابع (Input)

¶ استراتژی جاری، فرهنگ سازمانی، نقش و مأموریّت(Process)

عملکرد( Output)

ارزیابی عوامل داخلی موثر

نقاط ضعف

Weakness

نقاط قوت

Strengths

انتخاب و تدوین استراتژی (Strategy Formulation)

معیارهای انتخابی شامل:

علاقه ذی‏نفع‏ها

اثربخشی

کارآیی

کمترین تاثیرات سوء

انتخاب یک استراتژی

توصیف سازمان در آینده و چشم‏انداز موفقیّت : درصورت اجرای استراتژی انتخابی

مشخصات تصمیم‏های استراتژیک

*در ارتباط با چشم‏انداز می‏باشند

* با تطابق با محیط سروکار دارند

* با سازگاری فعالیّت‏ها با منابع سروکار دارند

* برمنابع سازمان تاثیرات عمده دارند

* بر تصمیمات عملیاتی تاثیر دارند

* تحت تاثیر انتظارات و ارزش‏های افراد قدرتمند می‏باشند

* بر جهت‏گیری درازمدّت سازمان تاثیر می‏گذارند

طبیعت پیچیده دارند

راه‏کارهای استراتژی‏های اصلی(Generic Strategy Alternatives)

*استراتژی‏های رشد یا تهاجمی(Growth or Offensive Strategies)

* استراتژی‏های ثبات(Stability Strategies)

*استراتژی‏های کاهش یا تدافعی(Retrenchment or Defensive Strategies)

استراتژی‏های ترکیبی(Combination Strategies)

تدوین برنامه عملیاتی

روشهای تدوین برنامه ریزی استراتژیک

 تعریف

انواع

جاری (Standing)

یک‏بار مصرف یا مداخله‏ای ( Single-Use or Interventional)

تجزیه و تحلیل وضعیّت موجود منطقه

تعیین اهداف برنامه

تعیین طرق نیل (استراتژی‏ها) به اهداف برنامه

تعیین فعّالیّت‏های لازم برای هر استراتژی

بیان شرح تفصیلی هر فعّالیّت – روشهای تدوین برنامه ریزی استراتژیک

تعیین شیوه پایش و ارزشیابی برنامه

تجزیه و تحلیل وضعیّت موجود منطقه

*تعیین داده‏ها و اطلاعات مورد لزوم

*جمع‏آوری داده‏های مورد لازم

 نظام ثبت و گزارش جاری

 بررسی‏های مقطعی (Survey)

*تجزیه و تحلیل داده‏ها به‏منظور به‏دست آوردن اطلاعات لازم (شاخص‏ها)

*مقایسه اطلاعات فوق با اطلاعات یک سطح بالاتر به‏منظور تعیین مشکلات منطقه

الویت‏بندی مشکلات

تعیین اهداف برنامه

(Goals or Main Objectives) اهداف کلی

باتوجه به مشکلات اولویّت‏دار منطقه و مأموریت سازمان، به‏صورت کلی، غیر کمّی و جهت‏دار بیان می‏شود

(Objectives or Specific Objectives) اهداف اختصاصی

اجزای تشکیل دهنده هدف کلی را به‏صورت مشخص و قابل سنجش می‏سازد. بدین وسیله برنامه قابل ارزشیابی می‏گردد

اهمیّت اهداف برنامه

•مسیر و جهت حرکت واحد یا سازمان‏را مشخص می‏کند

•موجب تمرکز تلاش‏ها و هماهنگی فعّالیّت‏ها می‏گردد

•تصمیمات را رهنمون می‏شود

 برنامه ریزی استراتژیک

•سبب ایجاد انگیزه برای اجرای عملیات(برنامه)، می‏شود

ارزشیابی برنامه را ممکن می‏سازد

اهمیّت اهداف برنامه

روشهای تدوین برنامه ریزی استراتژیک

•مسیر و جهت حرکت واحد یا سازمان‏را مشخص می‏کند

•موجب تمرکز تلاش‏ها و هماهنگی فعّالیّت‏ها می‏گردد

•تصمیمات را رهنمون می‏شود

•سبب ایجاد انگیزه برای اجرای عملیات(برنامه)، می‏شود

ارزشیابی برنامه را ممکن می‏سازد

نکاتی که در تعیین اهداف می‏بایستی رعایت شود

× درنظر داشتن عوامل مؤثر بر بروز مشکلات منطقه

× توجه به شرایط محیطی، منابع داخلی و آینده

× توجه به واقعیّات (تعیین اهداف دست‏یافتنی)

× کمّی کردن اهداف (شامل فعل کمّی،استاندارد و ضابطه)

× منظور کردن قید زمانی

× تعیین اهداف با مشارکت کارکنان

× درنظر داشتن مقصد و چشم‏انداز نهایی (مقوله سلامت)

× اولویّت‏بندی اهداف

توجه با این‏نکته که اهداف نتایج یکدیگر را خنثی نکنند

خصوصیات اهداف اختصاصی(Specific Objectives)

قابل اندازه‏گیری باشند Measurable))

دست‏یافتنی باشند Attainable))

مرتبط با هدف کلی باشند Relevant))

دارای زمان مشخص باشند Time-bounded))

(Strategies)   تعیین استراتژی‏ها

استراتژی یعنی تعیین طریق یا روش رسیدن به اهداف

برای تعیین استراتژی‏ها می‏توان از عوامل مؤثر بر ایجاد اهداف اختصاصی استفاده نمود (با استفاده از شبکه علیّت)

استراتژی‏های انتخابی نیز همانند اهداف، جهت انتخاب، می‏بایستی اولویّت‏بندی شوند

×استراتژی‏ها برخلاف اهداف حالت کمّی ندارند

(Activities) تعیین فعّالیّت‏ها

×هدف از برنامه‏ریزی تبدیل اهداف به فعّالیّت‏ها می‏باشد

انواع فعّالیّت روشهای تدوین برنامه ریزی استراتژیک

• فعّالیّت‏های جاری: به فعّالیّت‏های جاری و تکراری سازمان اطلاق می‏شود که براساس سیاست‏ها، دستورالعمل‏ها، مقررات و آئین‏نامه‏ها صورت می‏گیرد(مانند ارائه انواع خدمات بهداشتی، تدارک وسایل و داروها، نظارت بر واحدهای تابعه )

• فعّالیّت‏های مداخله‏ای: براساس مشکلات خاصّ منطقه و اهداف غیر تکراری، انجام می‏گیرد

üبرنامه عملیاتی می‏بایستی شامل هر دو نوع فعّالیّت‏ باشد

!فعّالیّت‏های جاری در بخش جدول تفصیلی به فعّالیّت‏های مداخله‏ای اضافه می‏شوند

*فعّالیّت‏ها را نیز می‏توان، عوامل مؤثر بر استراتژی‏ها، درنظر گرفت

× فعّالیّت‏ها نیز می‏بایستی اولویت‏بندی شوند

جدول زمان‏بندی (Time Table)

× مهمترین و متداول‏ترین جدول زمان‏بندی مورد استفاده جدول گانت می‏باشد که قدمت آن به یک قرن می‏رسد

× جدول گانت یک ابزار سودمند مدیریّتی برای برنامه‏ریزی و کنترل (پایش فعّالیّت‏ها) می‏باشد که ترتیب زمانی فعّالیّت‏های پیش‏بینی (برنامه‏ریزی) شده و فعاّلیّت‏های انجام‏گرفته را نشان می‏دهد

× جدول گانت یک نمودار ستونی است که زمان در محور افقی و فعّالیّت‏ها در محور عمودی آن قرار گرفته‏اند

× ستون‏های نمودار نشان‏دهنده نتیجه کار در یک مدّت معین است

× برای تهیه نمودار گانت ابتدا کلیه فعّالیّت‏های هر استراتژی لیست شده، سپس موعد و مدّت زمان هر فعّالیّت پیش‏بینی می‏شود و براساس تقدّم زمانی، جدول گانت رسم می‏گردد

درحین اجرای برنامه، فعّالیْت‏هایی که عملاً انجام گرفته‏اند نیز در جدول ، برای مقایسه (پایش) و انجام اقدامات اصلاحی، مشخص می‏شوند

جدول گانت (Gantt Chart)

ارزشیابی و کنترل
(Evaluation & Control)

تعریف

روشهای تدوین برنامه ریزی استراتژیک

 انطباق نتایج با اهداف برنامه و اقدامات اصلاحی درصورت لزوم در اجزا برنامه (از Vision تاAction )

از نظر:

*ساختار (Structure)

* سیستم(System)

* رفتار (Behavior)

* بدون تعیین استراتژی نباید در ساختار، سیستم و رفتار تغییر ایجاد نمود

پایش و ارزشیابی برنامه

×ارزشیابی (Evaluation)

سنجش میزان تحقق اهداف (اختصاصی)

×پایش (Monitoring)

انطباق فعّالیّت‏های درحال اجرا با استانداردهای برنامه

پایش دارای دو جنبه می‏باشد

• پایش کمّی: بهترین ابزار آن جدول گانت می‏باشد

• پایش کیفی: مقوله بسیار مهمی می‏باشد که خود مجال دیگری می‏طلبد